1. Tổng quan về nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng

Hoàn trả mặt bằng là một trong những nghĩa vụ pháp lý quan trọng của bên thuê khi kết thúc hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh, văn phòng hoặc nhà xưởng. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, bên thuê phải khôi phục lại hiện trạng ban đầu của mặt bằng như lúc nhận bàn giao, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng.

 

 

Việc nắm rõ các quy định, thủ tục và chi phí liên quan giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tranh chấp, bị khấu trừ tiền cọc hoặc bị chủ đầu tư yêu cầu bồi thường thiệt hại. Đây là bước không thể bỏ qua đối với mọi cá nhân, tổ chức khi chấm dứt hợp đồng thuê mặt bằng.

2. Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc hoàn trả mặt bằng

Hiện nay, việc hoàn trả mặt bằng được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

• Bộ luật Dân sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung 2024) – quy định nghĩa vụ hoàn trả tài sản thuê đúng hiện trạng ban đầu.

• Luật Nhà ở, Luật Kinh doanh bất động sản, Luật Xây dựng – quy định quyền và nghĩa vụ của bên thuê, bên cho thuê.

• Nghị định 24/2024/NĐ-CP – quy định chi tiết về quản lý, sử dụng mặt bằng trong trung tâm thương mại, tòa nhà văn phòng và nhà xưởng.

• Các điều khoản trong hợp đồng thuê mặt bằng – là căn cứ cụ thể để xác định phạm vi và trách nhiệm hoàn trả của mỗi bên.

 

Căn cứ pháp lý này là cơ sở quan trọng để xử lý các vấn đề phát sinh về thủ tục hoàn trả mặt bằng, chi phí hoàn trả mặt bằng, và các quyền lợi pháp lý liên quan.

3. Thủ tục hoàn trả mặt bằng theo quy định mới

Thủ tục hoàn trả mặt bằng năm 2025 cần tuân thủ theo trình tự rõ ràng, gồm các bước chính sau:

 

 

Bước 1: Thông báo trước thời điểm trả mặt bằng

Bên thuê cần gửi thông báo chấm dứt hợp đồng cho bên cho thuê ít nhất 30 ngày trước thời điểm dự kiến trả mặt bằng (hoặc theo thời hạn trong hợp đồng).

Bước 2: Kiểm tra và lập biên bản hiện trạng

Hai bên cần tiến hành kiểm tra hiện trạng mặt bằng để xác định những hạng mục cần tháo dỡ, phục hồi, vệ sinh, sơn lại hoặc xử lý kỹ thuật. Biên bản hiện trạng có chữ ký của cả hai bên sẽ là tài liệu pháp lý quan trọng trong quá trình bàn giao.

Bước 3: Thực hiện tháo dỡ, phục hồi hiện trạng

Bên thuê (hoặc đơn vị được thuê thực hiện) sẽ tiến hành phá dỡ, tháo dỡ các hạng mục lắp đặt như vách ngăn, trần, sàn, hệ thống điện, nước, điều hòa, bảng hiệu.
Trong quá trình này, cần đảm bảo an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và không gây ảnh hưởng đến kết cấu công trình.

Bước 4: Bàn giao, nghiệm thu và ký biên bản hoàn trả

Sau khi hoàn tất công việc, hai bên lập biên bản bàn giao hoàn trả mặt bằng ghi rõ tình trạng thực tế, xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ.
Đây là bước quan trọng nhất để bên thuê được hoàn lại tiền cọc hoặc tránh bị yêu cầu bồi thường.

4. Những rủi ro pháp lý thường gặp khi hoàn trả mặt bằng

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân gặp phải tranh chấp khi trả mặt bằng do thiếu hiểu biết về quy định pháp luật. Một số rủi ro phổ biến bao gồm:

• Không khôi phục đúng hiện trạng ban đầu, làm hư hỏng kết cấu tòa nhà hoặc hệ thống kỹ thuật.

• Thiếu hồ sơ pháp lý và biên bản nghiệm thu, dẫn đến khó chứng minh việc đã hoàn tất nghĩa vụ.

• Tự ý phá dỡ mà không xin phép Ban Quản Lý, vi phạm quy định về an toàn và có thể bị xử phạt hành chính.

• Không thanh toán chi phí hoàn trả mặt bằng đúng hạn, làm chậm tiến độ bàn giao cho chủ đầu tư.

• Không có mẫu hợp đồng hoàn trả mặt bằng rõ ràng, dẫn đến tranh chấp trách nhiệm, đặc biệt về chi phí sửa chữa và thời gian thi công.

 

Để tránh những rủi ro này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thuê đơn vị có năng lực thi công hợp pháp và lưu trữ toàn bộ chứng từ, biên bản bàn giao.

5. Chi phí hoàn trả mặt bằng và cách tính thực tế

Chi phí hoàn trả mặt bằng phụ thuộc vào nhiều yếu tố: diện tích, quy mô công trình, mức độ cải tạo ban đầu và yêu cầu tiến độ của chủ đầu tư.
Theo khảo sát thị trường năm 2025, chi phí trung bình dao động từ 180.000 – 350.000 VNĐ/m² bao gồm:

• Tháo dỡ vách, trần, sàn, đèn, bảng hiệu.

• Thu gom, vận chuyển phế thải, vệ sinh công nghiệp.

• Trám vá, sơn sửa, phục hồi tường, sàn, trần.

• Hoàn thiện hồ sơ, biên bản nghiệm thu, chứng từ môi trường.

Trong một số trường hợp, nếu mặt bằng nằm trong trung tâm thương mại hoặc cao ốc văn phòng, chi phí có thể cao hơn do yêu cầu kỹ thuật, thời gian thi công ban đêm và công tác đảm bảo an toàn.

 

 

Khi ký hợp đồng, hai bên nên quy định rõ trách nhiệm chi trả chi phí hoàn trả mặt bằng, tránh tranh chấp phát sinh khi bàn giao.

6. Mẫu hợp đồng hoàn trả mặt bằng cần có những nội dung gì?

Một mẫu hợp đồng hoàn trả mặt bằng hợp pháp cần thể hiện rõ ràng các nội dung sau:

1. Thông tin hai bên: Bên thuê và bên cho thuê hoặc đơn vị thi công hoàn trả.

2. Phạm vi công việc: Liệt kê chi tiết các hạng mục tháo dỡ, phục hồi, vệ sinh.

3. Thời gian thi công: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, cam kết tiến độ.

4. Chi phí hoàn trả mặt bằng và phương thức thanh toán: Ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, điều khoản tạm ứng, thanh toán từng giai đoạn.

5. Quy định về an toàn và bảo hiểm: Đảm bảo tuân thủ PCCC, môi trường, và trách nhiệm pháp lý khi xảy ra sự cố.

6. Nghiệm thu – bàn giao: Cách thức kiểm tra, tiêu chí đánh giá hoàn thành, lập biên bản nghiệm thu.

7. Trách nhiệm bồi thường và xử lý tranh chấp: Cơ chế giải quyết theo pháp luật Việt Nam hoặc trọng tài thương mại.

 

Một hợp đồng chặt chẽ sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên, đặc biệt khi có vấn đề phát sinh trong quá trình hoàn trả.

7. Lưu ý pháp lý quan trọng khi thực hiện hoàn trả mặt bằng

• Luôn xin phép Ban Quản Lý hoặc chủ đầu tư trước khi tiến hành tháo dỡ, tránh bị xử phạt hành chính.

• Không tự ý thay đổi kết cấu công trình hoặc phá dỡ các phần chung của tòa nhà.

• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ pháp lý, bao gồm giấy phép thi công, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn chi phí, và chứng từ xử lý rác thải.

• Nên thuê đơn vị chuyên nghiệp có năng lực pháp lý rõ ràng – có mã ngành xây dựng, có chứng chỉ an toàn lao động, có bảo hiểm trách nhiệm dân sự.

• Thực hiện đúng quy định về môi trường và tiếng ồn theo Luật Bảo vệ môi trường 2020 và các tiêu chuẩn ISO liên quan.

Những yếu tố này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo thiện cảm và uy tín với các chủ đầu tư, đối tác.

Hoàn trả mặt bằng không chỉ là một công việc kỹ thuật mà còn là nghĩa vụ pháp lý quan trọng của người thuê. Việc nắm rõ quy định, quy trình và chi phí sẽ giúp quá trình hoàn trả diễn ra suôn sẻ, minh bạch và đúng pháp luật.

Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc thi công thủ tục hoàn trả mặt bằng, hãy liên hệ với Trung Phát – Đơn vị chuyên phá dỡ và hoàn trả mặt bằng uy tín toàn quốc, cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm khảo sát – thi công – nghiệm thu – hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh.